Cómo implementar la transformación digital en tu empresa

Hace un tiempo iniciamos en nuestro blog un ciclo de artículos relacionados con la transformación digital en las empresas. Hemos abordado ya la gran importancia de una primera fase de análisis, y en segundo lugar, cómo pasar a la definición de soluciones. Llega el momento ahora de hablar sobre la materialización de los proyectos, cómo pasar a la acción e implantar las soluciones diseñadas.

En la fase de definición de soluciones se ideó un plan de trabajo para dar cobertura a los objetivos generales, creamos el listado de proyectos a abordar y planteamos los principales hitos a alcanzar. A partir de aquí se crean equipos de trabajo que deberán profundizar, entrar en detalle y desgranar los proyectos, listando las tareas que se deberán ejecutar en un espacio temporal.

Podemos definir un plan a tres años habitualmente, que finalice idealmente en la situación deseada para el futuro próximo de nuestra compañía. Pero debemos tener claro que esto no es el inicio y fin de la transformación digital, es cierto que llegaremos a un escenario muy optimizado, pero no se deberá parar. La supervivencia de las empresas siempre ha estado basada, y ahora cada vez más, en la mejora continua, en la innovación, y por tanto, continuaremos año tras año redefiniendo esa situación ideal futura y trabajando para alcanzarla.

La priorización de los proyectos es importante. Debemos poner foco en los problemas centrales, los que definamos como prioritarios junto a la dirección de la empresa, seguramente porque resuelven los puntos de dolor más evidentes de la compañía. Definiremos el éxito a corto plazo, intentando buscar siempre el máximo impacto positivo al mínimo coste. En pinchaaqui.es nos gusta tener siempre en mente la máxima de buscar soluciones que cumplan las “Tres F”: fáciles, funcionales y fiables.

Por último, en esta planificación inicial, debemos de tener muy claro el presupuesto con el que contamos. Es esencial definirlo y saber con qué recursos finitos podemos trabajar. Los proyectos de mejora idealmente año a año deberían de reportar mayor rentabilidad a la empresa, bien por ahorro de costes, bien por aumento de ingresos, de lo que podemos realimentar cada nuevo presupuesto anual. No obstante, es muy interesante, y podemos aprovechar especialmente en proyectos de mayor riesgo o envergadura, la red de ayudas públicas que actualmente existen para llevar a cabo proyectos de transformación digital.

Metodologías ágiles para el desarrollo de proyectos

“Lean Manufacturing”, “Agile Innovation”, “SCRUM”, “Lean-startup”, entre otros. La mayoría habéis oído hablar de al menos alguno de estos conceptos. En general, hablamos de una filosofía que surgió hace ya bastantes años, y que no para de encontrar variaciones y aplicaciones en distintos ámbitos de la mejora continua, bien sea en optimización de procesos industriales, proyectos de desarrollo de software, mejora de procesos, mejora de producto, o el lanzamiento de nuevas líneas de negocio.

No es que tengamos que cerrarnos en banda a aplicar la teoría de una metodología al 100% en nuestros proyectos de transformación digital, no existe una receta universal, sino que escogeremos y adaptaremos aquella que mejor se adapte a nuestro perfil de empresa y tipo de proyecto. Pero sí siempre seguiremos unos principios básicos comunes a todas ellas, y que sustituyen la tradicional visión de la gestión de proyectos con unos únicos objetivos generales a cumplir a largo plazo, y numerosos y largos hitos que no paran de desarrollarse para cumplirlos. En las metodologías ágiles se fomentan los paquetes de trabajo cortos (“sprints”), la validación y aprendizaje continuado y el trabajo muy en equipo.

Los principales conceptos en los que se basa la gestión ágil de proyectos son:

• Mantener flujo constante de tareas y resultados, que el proyecto no se atasque.
• Flexibilidad para cambiar o pivotar de forma ágil y efectiva ante situaciones inesperadas o resultados esperados no alcanzados.
• Equipos de trabajo multidisciplinares, con independencia y poder de decisión para elegir la mejor forma de alcanzar los objetivos fijados.
• Calendario prefijado de revisión y validación de pequeños paquetes de trabajo, y planificación de próximas tareas.
• Figura de coordinador del método, encargado de que se cumplan las fechas, revisiones y objetivos fijados.
• Prototipos o pruebas piloto lanzadas ya desde el inicio del proyecto, para obtener así una validación constante del usuario final, bien sea un cliente o de los usuarios internos del proceso que estamos mejorando.
• Contacto continuado con el entorno real de aplicación, y aprendizaje constante sobre las pruebas piloto de validación.

En realidad, esta filosofía de proyectos debería estar presente en toda la empresa y los empleados de forma global, a través de una cultura de innovación y mejora continua bien implantada y afianzada (de esto hablaremos en el siguiente post sobre transformación digital). En la era de la transformación digital, donde las organizaciones están experimentando cambios importantes y frecuentes hacia un espacio de trabajo más digital y optimizado, la flexibilidad y el “agilísimo” son una necesidad para poder adaptarse y alcanzar los objetivos planteados de forma más eficaz.

Las principales ventajas que aportan las metodologías de trabajo ágil a los proyectos y en general a toda la compañía son:

• Mayor flexibilidad, productividad y transparencia.
• Resultados alcanzados de mayor calidad y de forma más rápida.
• Mayor control de riesgos: reducción de errores y de resultados fallidos.
• Mayor implicación y motivación del equipo, debido a la mayor independencia y a la alta participación en el intercambio de ideas, así como en la validación del trabajo realizado y resultados finales de cada paquete de trabajo.
• Mejor gestión del cambio por parte de los usuarios finales, ya que también participan de forma continuada en las fases de validación.
• Foco en el cliente, en sus necesidades y en los objetivos estratégicos de la compañía.

Medición de resultados

Hemos visto que la validación continua de resultados es importante para ejecutar proyectos de forma ágil y exitosa. Pero no podemos validar resultados si no nos hemos planteado objetivos e indicadores de referencia y medimos el grado de alcance. Son los que describen la situación ideal a la que queremos llegar y, por tanto, deberemos verificar que los alcanzamos o nos estamos acercando a ellos conforme avanza el proyecto.

Se deben de definir hitos, cuyo cumplimiento se analizará mediante prototipos y pruebas piloto. Las métricas más importantes en el lanzamiento de un nuevo producto software, o de una nueva herramienta que den soporte al nuevo diseño de proceso optimizado, son aquellas que miden el comportamiento de los usuarios (cliente final, o clientes internos de nuestra organización) y las consecuencias asociadas. Son métricas relacionadas con, por ejemplo, la duración de las tareas, la satisfacción del usuario ante una nueva funcionalidad, el porcentaje de interacción con una nueva herramienta, el ahorro de costes, el incremento de nuevos usuarios, entre otras.

Si no estamos cumpliendo los objetivos marcados, es cuando se deben de analizar las causas, y cambiar el plan preestablecido si es necesario. Aquí es dónde se aprende, y dónde reside la potencialidad de las metodologías ágiles: actúa a tiempo, cuando el coste de desarrollo todavía no ha sido lo demasiado alto para hacer muy difícil la vuelta atrás ante un fracaso.

El equipo: la clave para una implementación exitosa

“No triunfan las ideas geniales, sino las buenas ideas con una ejecución genial”. Un proyecto muy bien planteado, ejecutado por un equipo poco capacitado y motivado para el cambio, resultará en fracaso. Un proyecto menos ambicioso, con un equipo capacitado y motivado, generará seguro mejora en la empresa.

Si las personas que participan en el proyecto lo hacen activamente, manteniendo contacto con los resultados y el usuario final, y además tienen permiso para tomar decisiones, estarán mucho más motivadas. Si se imponen sólo decisiones por los máximos responsables y no se permite la participación activa de todo el equipo tanto en el diseño de objetivos parciales o pequeños avances, como en la validación de resultados y la celebración de los éxitos, la motivación será menor. Por tanto, conviene difuminar un poco las jerarquías y mantener una organización de equipos más plana durante la ejecución.

Es clave también que el usuario final de un desarrollo, bien sea un cliente, o un usuario interno de proceso, participe también activamente en el proyecto, como validador desde las primeras etapas, así como en el diseño del nuevo proceso o herramienta software en el caso en que sea posible. Al fin y al cabo, es lógico que la opinión y aportación del leñador sea esencial en un proceso de mejorar el diseño del hacha.

Cuando se inicie la parte “dura” de la implantación, las pruebas piloto o el cambio en los procesos a mayor escala, es dónde pueden surgir más roces, debido a la natural resistencia al cambio de las personas, en mayor o menor medida según casos. Aquí es importante detectar los “líderes capilarizantes” dentro de la empresa. Empleados muy “pro-cambio” y “pro-mejora”, que generen y transmitan a su alrededor esa motivación y esa pasión por conseguir procesos cada vez más optimizados.

Y por último y no menos importante, la capacitación. La formación es también clave, para tener un equipo más capaz, y para mostrar que realmente se confía plenamente y se aportan recursos que permitan un mayor control sobre el proyecto por parte del equipo, lo que a su vez aumenta la motivación.
En resumen, para alcanzar un mayor éxito en la ejecución e implantación de los proyectos en nuestro plan de transformación digital, es muy importante el uso de metodologías ágiles y tener un gran equipo capaz y motivado. Formado tanto por personal interno como por expertos externos que ayuden y asesoren, aportando recursos en las áreas de coordinación y desarrollo que lo requieran, así como participando en la formación y escalado de resultados a toda la organización.