El proceso de transformación digital de una empresa industrial de servicios, para evolucionar hacia la excelencia en la eficiencia de sus procesos

Cottés es una empresa dedicada al diseño y ejecución de proyectos de seguridad contra incendios en grandes instalaciones. Desde sus inicios ya hace más de 10 años, ha seguido siempre una línea vanguardista, diseñando soluciones sostenibles e innovadoras en ámbitos como el control y evacuación de humos, la detección y extinción de incendios, la ventilación industrial o la iluminación natural.

En los últimos años ha crecido de forma importante, llegando a día de hoy a ser una de las empresas más reconocidas en materia de protección contra incendios. Esta ambición, junto a las necesidades de un sector tan exigente, hacen que la dirección de la compañía se plantee en 2019 el reto de abordar una digitalización de sus procesos que les permita ser mucho más eficientes y ganar tanto en rentabilidad como en satisfacción de sus clientes.

El desafío, que Cottés nos plantea, es que le ayudemos en el proceso de transformación digital de la compañía para evolucionar la empresa hacia la eficiencia de todos sus procesos y unificación de todo su ecosistema digital, interno y externo.

El principal problema que nos encontramos, era la falta de integración existente en todos sus aplicativos internos, lo que producía que la información se abordara en silos y por lo tanto, se perdiera efectividad entre departamentos.

Tras varios workshops y reuniones de inmersión en la realidad de la empresa, nos fijamos un objetivo conjunto: conseguir un ecosistema digital optimizado, que maximizase la integración y eficiencia de todos los procesos internos.

Para llevar a cabo este reto, planteamos 3 fases, habituales por otro lado en todo proceso de mejora e innovación de procesos:

1. Análisis

En primer lugar debíamos evaluar la situación de partida (AS IS), dónde estamos, para luego poder definir la situación ideal (TO BE) y trazar el camino a seguir.

De esta forma, analizamos la estructura organizativa, los procesos y protocolos de trabajo, los flujos de información y la infraestructura tecnológica. Para analizar las tareas, procesos y necesidades de cada departamento, utilizamos algunas técnicas para extraer la información de la forma más ágil y completa posible:

Estudios DILO: estudiamos de las tareas que aportan valor y las que no lo aportan. Esto nos ayuda a medir la efectividad del trabajo e identificar tareas que habrá que redefinir o automatizar.
Análisis “Point of View”: en este punto ahondamos más sobre los punto de dolor identificados, las necesidades básicas tanto a nivel personal como departamental.
Workshops: analizamos en grupo los resultados de las dinámicas anteriores, trazamos los flujos de procesos y estudiamos en conjunto las causas origen de los problemas y cómo los estamos intentando resolver actualmente (con los aplicativos actuales o de forma más manual).

Como resultado final de esta fase de análisis, pudimos entender cómo era toda la estructura organizativa y tecnológica de la empresa y cómo se relacionaban los procesos entre ellos. Adicionalmente, gracias a este trabajo de inmersión inicial, pudimos trazar los “Employee Persona” y “Employee Journey Map”, donde figuraban las necesidades de cada departamento y puntos de dolor críticos de cada proceso, además de los retos a abordar y las oportunidades de mejora detectadas.

2. Definición

En esta fase, diseñamos la situación ideal y construímos el Plan de Transformación Digital de la empresa. ¿Cómo lo hicimos? En primer lugar, existe un trabajo principal de nuestro equipo de Innovación y Transformación Digital, compuesto por expertos en diferentes áreas, tales como estrategia y marketing, innovación, procesos y nuevas tecnologías.

Juntos diseñamos los nuevos procesos y protocolos donde aplicaremos las últimas tecnologías disponibles para dar soporte. A continuación, junto al personal de Cottés, realizamos jornadas de inmersión en el día a día, para testear y validar nuevos protocolos, y de nuevo realizamos workshops grupales para la evaluación de soluciones menos definidas, basadas en técnicas como “Design Thinking”.

En esta segunda fase de definición, construímos un informe de vigilancia tecnológica, un mapa de la infraestructura tecnológica futura de la empresa y el diseño de nuevos procesos. Lo más importante, fue la creación del Plan de Transformación digital a tres años vista para la empresa.

3. Implantación

Actualmente estamos trabajando en esta fase mediante metodologías ágiles, basados en el framework de trabajo “SCRUM”. Tanto si son proyectos de desarrollo de software a medida realizados por el equipo de tecnología de pinchaaqui.es, como si es implantación de soluciones comerciales, o test de protocolos piloto, seguimos la filosofía básica de estas metodologías que tanto beneficio aportan: trabajo en equipo, entregas parciales y regulares, aumento de la capacidad de reacción, facilidad de gestión del riesgo y mayor previsión de costes.

«Gracias al proyecto de transformación digital realizado por pinchaaqui.es, estamos implantando un ecosistema digital integral, en el que desaparecen todos los silos de información entre departamentos y agiliza la marcha de la empresa» – Raúl Insúa, CEO de Cottés

Estas primeras fases de análisis y definición que ya hemos concluido, han permitido a Cottés conocer y abordar retos que estaban obstaculizando el crecimiento y la eficiencia de la empresa tales como:

• Tareas burocráticas y de gestión documental que no aportan valor directo al cliente.
• Poca automatización y falta de funcionalidades de algunos aplicativos tecnológicos actuales.
• Poca agilidad en el flujo de información interdepartamental.
• Escasa trazabilidad de datos ligada al ciclo de vida de los equipos.
• Falta de infraestructura tecnológica que permita el trabajo colaborativo desde cualquier ubicación

El principal resultado de todo el proyecto, es el Plan de Transformación Digital en el que se abordan todos los retos detectados y se traza el camino a seguir en los próximos tres años, para hacer la empresa más eficiente, generar más conocimiento interno, trazabilidad de datos e inteligencia de negocio.

No cabe duda que, tal y como indica el nombre del proyecto “Cottés Digital Re-volution”, esto va a ser una revolución altamente positiva para la compañía, va a experimentar cambios sostenibles y duraderos, que permitirán convertirse en una empresa mucho más eficiente, más preparada para los nuevos retos del futuro, y con una propuesta de más valor para sus clientes.