La definición de un Plan de transformación digital

En un post anterior de nuestro blog, sobre los retos de la transformación digital, hablamos de la necesidad y urgencia de abordar de forma proactiva y continuada la digitalización de la empresa, y de la importancia de una primera etapa de análisis para elaborar un buen plan de transformación digital.

La sociedad, los clientes, el entorno en general, están cada vez más digitalizados, y por tanto necesariamente van a demandar servicios y productos digitalizados. Por otro lado, estamos en la era de la revolución digital, en la que la velocidad de evolución de las nuevas tecnologías es apabullante, y debemos tener muy claro cuáles adoptar y de qué modo.

Como ya vimos, lo primero es analizar las necesidades y principales puntos de dolor a los que internamente se enfrenta la organización. Debemos evaluar principalmente los procesos, centrarnos en las personas, en sus tareas, en los flujos de información y los recursos de que disponen. A su vez, es esencial conocer el estado del arte de la tecnología, y ver cómo podemos aprovecharla para definir soluciones útiles que den cobertura a los retos planteados en la fase de análisis. En esta fase de definición de soluciones es dónde vamos a profundizar un poco más en el post de hoy.

Vigilancia Tecnológica

La tecnología evoluciona tan rápido que no sabemos en qué situación nos ubicará en el medio plazo. Las nuevas aplicaciones se multiplican en la sociedad y la industria, y van moldeando poco a poco nuevos modos en los que interactuamos o trabajamos. Debemos al menos estar “vigilantes”: leer artículos o noticias de fuentes reconocidas, asistir a charlas o seminarios online, visitar ferias o asistir a congresos (esperemos que volvamos a tener pronto en formato presencial), realizar networking con colaboradores próximos, encargar un informe de vigilancia tecnológica a un experto, implantar un software de vigilancia tecnológica, entre otras muchas opciones.

Además de esto, debemos ser curiosos en nuestro día a día, mirar a nuestro alrededor, ver qué está pasando y cómo se comportan las personas, cómo se utiliza la tecnología, e intentar aplicarlo a nuestro negocio. Por ejemplo, aparece “Alexa” en los hogares. Un altavoz al que le podemos dar órdenes por voz para que ejecute acciones. Podemos pararnos a pensar, ¿cómo puedo utilizar esto en mi negocio? ¿dónde estoy tecleando o interactuando con una pantalla táctil, y podría pasar a interactuar por voz para ser mucho más ágil en mis procesos?

Otro ejemplo, se inicia la implantación de blockchain y trazabilidad en el sector alimentario para aumentar la seguridad y el control. Con un móvil podré leer el código QR de un envase alimentario, y conocer todo su historial, desde el origen de las materias primas, hasta las diferentes plantas de procesado, distribuidores, etc. En mi negocio, ¿de qué posibles elementos necesito conocer su historial en cualquier momento?, ¿dónde se encuentra, por dónde han pasado, qué incidencias o eventos tiene asociados? Por estas razones debemos definir con claridad qué proceso ideal queremos conseguir, y a continuación aplicar con inteligencia la tecnología que tenemos disponible para poder hacerlo realidad.

Definiendo soluciones

Partíamos de una situación inicial, las necesidades principales de la empresa y los retos a abordar. Hemos analizado la tecnología y obtenido algunas ideas; ahora hay que darle forma a todo. Pasamos a diseñar lo que será una situación ideal, nuevos procesos mejorados, servicios o productos que aportan más valor al cliente, qué tipo de tecnologías aplicaremos y de qué modo.

Existirán líneas de mejora que tengamos más claro cómo abordar, porque son problemas comunes a la mayoría de empresas, y simplemente debemos realizar “benchmarking” para avanzar y adoptar las mejores prácticas que ya se están implantando y son conocidas. Pero deberemos abordar también problemáticas y retos más particulares de nuestro negocio, dónde se ha de trabajar en equipo para diseñar una solución más novedosa en nuestro sector, o incluso podremos llegar a definir nuevos modelos de negocio.

Trabajaremos en workshops de análisis de soluciones, empleando técnicas como el “Design Thinking” en las que se fomenta la creatividad y el poner más foco en el usuario o cliente. Para sacar el máximo partido a este tipo de sesiones tendremos en cuenta aspectos como los siguientes:

• Piensa “fuera de la caja”: sal de lo habitual, cuestiónate todo.
• Sal de tu entorno de trabajo, desconecta.
• Interactúa in situ con el problema a resolver, empatiza con el usuario o cliente.
• Da participación al personal implicado, fomenta la motivación.
• Invita a personal de fuera de la empresa, experto en ámbitos similares, para fomentar el pensamiento asociativo.
• Prototipa, testea, y pivota si es necesario.

Poco a poco iremos definiendo un entorno objetivo hacia el que caminar, que por otro lado no ha de ser inamovible. Tal y como vayamos avanzando en los diferentes proyectos de digitalización, iremos modelando esa situación ideal y adaptándola cada vez más a las necesidades actuales tanto de nuestros clientes como de nuestros propios procesos.

Hacia el plan de transformación digital

Como resultados principales de esta fase de definición, obtenemos un informe final compuesto de:

• Diagramas de flujo de procesos mejorados.
• Detalle de los nuevos protocolos de trabajo.
• Mapa de tecnologías a aplicar: aplicativos software a implantar o desarrollos a medida necesarios, y en qué aspectos van a dar cobertura a los nuevos procesos mejorados.
• Especificaciones de producto o servicio mejorado que vamos a aportar a los clientes.
• Mapa del nuevo modelo de negocio mejorado, más “digitalizado”, si es el caso.
• Plan de proyectos a abordar para conseguir llegar a la situación ideal: detalle de las tareas, equipo participante, presupuesto y temporalización.

En definitiva, todos estos aspectos son los que debería contener un buen Plan de Transformación Digital para nuestra empresa, y que a continuación pasaremos a materializar en la siguiente fase de implantación, de la que hablaremos más adelante.

Nuestro Plan de Transformación Digital siempre ha de estar vivo, ya que estamos hablando de innovación y mejora continua, y por tanto, al menos anualmente, volveremos a evaluar el estado actual y quizás debamos volver a definir nuevas soluciones, o redefinir soluciones planteadas. Este ciclo es el que realmente permitirá a la empresa mantener siempre un alto grado de competitividad en su sector, siendo más eficientes, ahorrando costes, y aportando cada vez más valor a sus clientes.